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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S.

 

 

 

 

 

 

CONTENIDO

 

 

 

 

 

•    CAPITULO  I

Disposiciones generales.

 

•    CAPITULO  II

Autorización.

 

•    CAPITULO  III

Derechos y deberes.

 

•    CAPÍTULO  IV

Procedimientos de acceso, consulta y reclamación.

 

•    CAPITULO  V

Seguridad de la información.

 

•    CAPITULO  VI

Disposiciones finales


DISPOSICIONES  GENERALES

 

ARTÍCULO  1. OBJETO Y NORMATIVIDAD  LEGAL.  Dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del  artículo   17  de  la  Ley  1581  de  2012,  implementando   un  manual   interno   de  políticas  y procedimientos para garantizar  el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamo s, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2014 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento  den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y  tratamiento  de los datos de carácter personal  que realiza  la sociedad REPRESENTACIONE S IDARRAGA  E IDARRAGA S.A.S., a f in de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.

 

ARTICULO  2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

 

1.     Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento  de datos personales.

2.     Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular  para el tratamiento  de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular  la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder  a las  mismas  y  la  finalidad  del tratamiento  que  se  pretende  dar  a  los datos personales.

3.     Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

4.     Dato  personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse  a una  o varias personas naturales determinadas  o determinables.

5.     Dato  público:  Es  el  dato  calificado como  tal  según  los mandatos  de  la ley  o  de  la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza,   los datos públicos pueden estar contenidos, entre  otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

6.     Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

7.     Datos  sensibles:  Se entiende  por datos sensibles aquellos  que afectan la intimidad del Titular  o cuyo uso  indebido puede  generar  su discriminación,  tales  como aquellos que revelen  el  origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses  de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

8.     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o  en  asocio  con  otros,  realice  el  Tratamiento   de  datos  personales   por  cuenta  del Responsable del Tratamiento.

9.     Responsable  del Tratamiento: Persona natural  o jurídica,  pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento  de los datos.

10.  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

11.  Transferencia:  La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento  de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales  a un receptor, que a su vez es Responsable  del Tratamiento  y se encuentra dentro o fuera del país.

12.  Transmisión: Tratamiento  de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro  o  fuera  del  territorio  de  la  República  de  Colombia  cuando  tenga  por  objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.


13.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,  uso, circulación o supresión de los mismos.

 

ARTICULO  3. RESPONSABLE  DEL TRATAMIENTO  DE LA INFORMACIÓN.

 

Razón social: REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S.

Nit: 900.273.435-6

Domicilio: Carrera  7 N° 16-79 de la ciudad de Pereira.

Correo electrónico: adminven@droguerias9192.com.co

 

DE LA AUTORIZACIÓN

 

ARTÍCULO 4. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento,  uso, circulación y supresión de datos personales por parte de REPRESENTACIONES  IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., requiere del consentimiento previo, libre, y expreso de los Titulares  de los datos personales, con el cual se garantiza la puesta en conocimiento del Titular  de los datos personales, el aviso de privacidad, por medio del cual se le informa a este, la finalidad y el uso que se le dará a sus datos personales, así como la garantía de seguridad,  resguardo y buen uso a sus datos personales, y los mecanismos a su disposición para solicitar corrección o actualización  de los datos personales, o revocatoria de la autorización otorgada. Lo anterior con el f in de que el Titular tenga total control sobre su información personal.

 

ARTÍCULO 5. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. Se solicitará con el primer contacto del cliente, por medio de formato llamado, ANEXO N°1, AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES, Y AVISO DE PRIVACIDAD”, el cual se encuentra en disponible en la página web  www.d ro g uerias9192.co m.co y contiene lo siguiente:

 

1.     Quién recopila su información personal (nombre de quien actúa en representación del responsable de los datos personales REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S.

2.     Qué información recopila (datos que se recaban)

3.     Objeto por el cual se recogen los datos (las finalidades del tratamiento)

4.     Derechos de los Titulares.

5.     Cómo  ejercer  derechos  de  acceso,  corrección,  actualización  o supresión  de  los datos personales suministrados.

 

Dicho formato será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

ARTICULO 6. DATOS SENSIBLES. REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. tiene acceso a los datos sensibles que se relacionan a continuación:

 

1.     Formulas médicas y diagnósticos médicos de los titulares de datos personales en calidad de clientes.

2.     Datos de menores de edad en calidad de clientes.

 

Cabe aclarar que los datos denominados como sensibles, otorgados por los Titulares en calidad de clientes, son entregados con el fin de que la responsable lleve a cabo el suministro de los medicamentos recetados o solicitados por dichos titulares, y son resguardados en forma magnética única y serán de uso exclusivo del Responsable de los datos personales para el ofrecimiento de los medicamentos al mismo Titular de datos personales con el f in de consolidar la fidelización del cliente, y nunca serán compartidos con terceros.


DERECHOS  Y DEBERES

 

ARTÍCULO  7. DERECHOS  DE LOS TITULARES.  De conformidad con lo establecido en el artículo

8 de la Ley 1581  de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular  de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

1.     Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.

2.     Solicitar  prueba  de  la  autorización  otorgada  a  REPRESENTACIONES    IDARRAGA   E IDARRAGA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

3.     Ser  informado por REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S,  previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.     Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

5.     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6.     Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.     REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. mantendrá habilitados medios de contacto para que los titulares de datos puedan ejercer sus derechos y hacer uso de las acciones de acceso a la información, contempladas en el titulo correspondiente a los PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION de estas políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

 

 

ARTÍCULO 8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

 

 

1.     Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2.     Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3.     Informar debidamente al titular sobre la finalidad de  la recolección  de los datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4.     Garantizar  que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento  sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5.     Realizar  oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

6.     Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento  esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

7.     Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

8.     Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

9.     Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

10.  Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

11.  Insertar  en la base de datos la leyenda “reclamo  en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.

12.  Abstenerse  de  circular  información que  esté  siendo  controvertida  por el  Titular  y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.


13.  Permitir el acceso a la información únicamente  a las personas que pueden tener acceso a ella.

14.  Informar a la Superintendencia  de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en  la administración  de la información de los titulares.

15.  Designar a un  área  que asuma  la f unción de protección de datos personales,  que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

16.  Cumplir las instrucciones y requerimientos  que imparta la Superintendencia  de Industria y Comercio.

 

 

ARTICULO 9. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS. REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., realiza la recopilación de los  datos personales con el fin de:

 

1.     Ejecutar la relación contractual existente con clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

2.     Proveer los productos requeridos por los clientes, tanto en vitrina, como en el domicilio de los clientes, solicitado por los titulares de los datos personales en calidad de clientes, a través del teléfono fijo N° 3339192,  la aplicación WhatsApp, del teléfono móvil N° 0363339192,  y por medio de la tienda virtual www.d ro g uerias9192.co m.co .

3.     Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes  de texto (SMS y/o MMS o WhatsApp ), información comercial, publicitaria o promocional sobre nuestros servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial , además de realizar re agendamientos y/o recordatorios sobre agotamiento de medicamentos a los Titulares  clientes, con el f in de impulsar,  invitar,  fidelizar,  dirigir,  ejecutar,  informar  y  de  manera  general,  llevar  a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S.

4.     Desarrollar  el proceso de  selección, evaluación,  y vinculación  laboral  y contractual  con

REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S.

5.     Registrar   la  información  de  empleados  y/o  contratistas   en  las   bases  de  datos  de

REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S.

6.     Realizar análisis sobre las hojas de vida presentadas por postulantes a empleo con el f in de realizar  la mejor selección para nuestra entidad, y posterior archivo de las hojas de vida de los no seleccionados, al igual que con las ofertas de prestación de servicios profesionales o de suministro de bienes.

7.     Administrar los datos de carácter personal para gestionar la correcta incorporación de estos en los expedientes y la generación de documentos y datos solicitados por el colaborador.

8.     Controlar     la    asistencia,     el    acceso     a    las     instalaciones     e    información    de

REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S.

9.     Administrar  los datos de  carácter  personal  para  llevar  a cabo  la  afiliación a cajas  de compensación familiar y entidades prestadoras de salud y las otras que se requieran para dar cumplimiento a las prestaciones sociales de los colaboradores.

10.  Administrar  los datos de carácter  personal  de los trabajadores  para  realizar  el correcto

Depósito de nómina y descuentos de nómina previa autorización del colaborador.

11.  Utilización de datos biométricos captados por las cámaras de seguridad para la vigilancia de los establecimientos  comerciales  de  REPRESENTACIONES    IDARRAGA   E  IDARRAGA S.A.S., y la identificación de  delitos  y  sus  responsables,  cometidos  dentro   de  tales establecimientos. Dichos datos serán compartidos con la policía nacional y fiscalía general de la nación, en el momento en que esta se requiera para la investigación de posibles delitos.

12.  Transferir  los datos autorizados a los diferentes laboratorios farmacéuticos presentes  en Colombia, con el f in de realizar  estudios estadísticos y llevar a cabo campañas publicitarias y presentación de ofertas.


ARTICULO   10.  CANAL   DE  COMUNICACIÓN   HABILITADO   PARA  TITULARES.   La  persona encargada de atender los requerimientos  de los titulares y velar por el cumplimiento de la presente política de protección de datos, será quien ocupe el cargo de Director de Sistemas, quien se ubica en la Carrera  7 N°  16-79  de la ciudad de Pereira  y se puede contactar en  el correo electrónico adminven@d ro g uerias9192.co m.co .

 

ARTICULO  11. BASE DE DATOS. Las bases de datos de DROGUERIA  VERSALLES S.A.S., son:

 

1.     CLIENTES.

2.     PROVEEDORES.

3.     EMPLEADOS.

 

ARTICULO  12. INFORMACIÓN  CONTENIDA  EN LAS BASES DE DATOS.  Las bases de datos de las  que  es  responsable  REPRESENTACIONES    IDARRAGA   E  IDARRAGA   S.A.S.,  contienen únicamente  datos personales de personas mayores de 18 años que se detalla a continuación:

 

1.     Nombres completos.

2.     Cédula de ciudadanía.

3.     Fecha de nacimiento.

4.     Nacionalidad y tipo de identificación, número, fecha y lugar de expedición.

5.     Estado civil.

6.     Sexo.

7.     Datos de ubicación (dirección, teléfono y correo electrónico).

8.     Historia laboral y académica.

9.     Histórico sobre aportes al sistema de seguridad social y pensiones.

10.  Datos biométricos captados por cámaras de seguridad.

11.  Datos financieros.

12.  Medicamentos recetados.

13.  Diagnósticos médicos.

14.  Correo electrónico.

15.  Teléfono.

16.  Dirección de residencia.

 

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

ARTÍCULO  13. DERECHO  DE ACCESO.  REPRESENTACIONES   IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. garantiza al titular, su derecho de acceso a los datos personales de acceder y consultar, los datos con los que cuenta el responsable, y si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

 

ARTÍCULO 14. CONSULTAS. REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S. garantiza la atención de solicitudes de consulta de datos personales a los Titulares,  o sus representantes,  a través de los canales expuestos en el artículo 10 del presente documento.

 

En cualquier caso, independientemente  las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10)  días hábiles  contados a partir de la f echa de su recibo. Cuando  no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la f echa en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento  del primer plazo.

 

ARTÍCULO  15. RECLAMOS.  De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de

2012,  el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de  corrección,  actualización  o  supresión,  o  cuando  adviertan   el  presunto  incumplimiento   de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, o cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, a través de


los canales  expuestos en el artículo  10  del presente  documento, el cual será tramitado  bajo los siguientes parámetros:

 

1.     El reclamo lo podrá presentar  el Titular,  teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no  cuenta  con información completa que permita darle  trámite,  esto  es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la f echa del requerimiento  sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2.     Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

3.     Una  vez recibido el reclamo  completo, se incluirá  en  la base de da tos que mantiene  el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles  de recibido el reclamo  completo. Dicha leyenda deberá mantenerse  hasta que el reclamo sea decidido.

4.     El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la f echa de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la f echa en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 16. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS  PARA GARANTIZAR  EL DERECHO A  PRESENTAR   RECLAMOS.   En  cualquier  momento  y  de  manera   gratuita  el  Titular  o  su representante podrán solicitar a REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. La rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

 

1.            El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

2.            Por el representante  y/o apoderado del Titular,  previa acreditación de la representación o apoderamiento.

3.            Por estipulación a favor de otro o para otro.

4.            Cuando  la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular  y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

PARAGRAFO PRIMERO. La solicitud de rectificación,  actualización o supresión debe ser presentada a través del medio habilitado por REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., y debe contener como mínimo, la siguiente información:

 

1.     El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

2.     Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

3.     La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

4.     En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

ARTÍCULO 17. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; Para ello, REPRESENTACIONE S IDARRAGA  E IDARRAGA  S.A.S. atenderá dichas solicitudes, de manera presencial, en la Carrera

7 N° 16-79 de la ciudad de Pereira, en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias.


 

ARTICULO 18. MEDIOS PARA ACCEDER A LA INFORMACIÓN. REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., con el f in de garantizar a los Titulares, la verificación, en cualquier momento, de la autorización otorgada, o la solicitud de corrección o actualización  de los datos personales, o revocatoria de la autorización otorgada otrora, pone a disposición de los Titulares, los siguientes canales de comunicación:

 

Las instalaciones de REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., ubicadas  en  la Carrera 7 N° 16-79 de la ciudad de Pereira, o en el correo electrónico adminven@droguerias9192.co m.co.

 

En todo caso, el titular que desee solicitar corrección o actualización  de sus datos personales, o verificar la existencia de la autorización  otorgada otrora a REPRESENTACIONES   IDARRAGA  E IDARRAGA S.A.S., para el tratamiento  de sus datos personales, deberá adjuntar, por cualquiera de los canales dispuestos petición documentada, la cual debe contener:

 

1.     Nombre completo.

2.     Número de documento de identidad.

3.     Dirección de notificación.

 

En caso que sea un tercero, que actúe en nombre y representación de un Titular, también deberá adjuntar poder especial otorgado para ello.

 

 

SEGURIDAD  DE LA INFORMACION

 

ARTICULO 19. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la  Ley 1581 de 2012, REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S., a  través  del funcionario responsable de la presente política de protección de datos, descrito en el artículo 11 de la presente,  adoptará las medidas técnicas, humanas  y administrativas  que sean necesarias  para otorgar seguridad a los registros  evitando su adulteración,  perdida,  consulta,  uso  o acceso  no autorizado o fraudulento, tales como.

 

 

1.     Protocolos de acceso a los datos de carácter  personal  y a los sistemas de información, únicamente    por  parte   del  propietario   de   la   REPRESENTACIONES     IDARRAGA   E IDARRAGA S.A.S.

2.     Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales  y los mecanismos  y protocolos de seguridad para el tratamiento  de estos.

3.     Ámbito  de  aplicación  del  procedimiento  con  especificación detallada  de  los  recursos protegidos.

4.     Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

5.     Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

6.     Acuerdos de confidencialidad suscritos con el personal que tiene acceso a la información.

7.     Asignación de f unción de acceso a la información, según el área que la requiera, por medio de llaves para el acceso físico a la información, entregadas a un responsable asignado.

8.     Archivo de la información sobre la cual no se realiza tratamientos.

9.     El contenido del procedimiento  deberá  adecuarse  en  todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 

Los datos personales serán archivados en forma  digital, y su acceso será restringido a los funcionarios encargados de los tratamientos relacionados en el artículo 9 de la presente política, quienes se limitarán al cumplimiento de las obligaciones propias del cargo.


Las autorizaciones que se recopilen de forma física, serán archivadas bajo llave, con acceso exclusivo del gerente, quien podrá delegar bajo su responsabilidad, el acceso a dichas autorizaciones.

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTICULO 20. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, REPRESENTACIONES IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S. procederá a publicar un aviso en la cartelera del establecimiento, ubicado en la Carrera  7 N° 16-79 de la ciudad de Pereira, dirigida a los titulares  de datos personales  para efectos de dar a conocer la presen te política de tratamiento  de información y el modo de ejercer  sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de REPRESENTACIONES   IDARRAGA E IDARRAGA S.A.S.

 

ARTICULO 21. VIGENCIA. La presente política está rigiendo desde el 1 de febrero de 2019.